Wie productiever wil worden, minder stress wil voelen of meer zelfdiscipline wil krijgen, komt er niet onderuit om te beginnen met het aanleggen van een agendasysteem. Het in kaart brengen van de dingen die je moet doen, wilt doen en kunt doen ligt namelijk ten grondslag aan het daadwerkelijke doen. Daarom dus een agendasysteem. Daarme bedoel ik niet alleen de agenda waarin je kunt zien waar je op 7 juli moet zijn, maar een compleet systeem voor het managen van je taken.

Het klassieke boek hiervoor is “Getting Things Done” van David Allen. Het boek is de bijbel voor mensen die hun taken uit hun hoofd en in hun agenda willen krijgen. Het probleem is dat het boek stamt uit 2001 en sindsdien is er nogal wat veranderd aan onze digitale mogelijkheden. Het agendasysteem dat Allen gebruikt doet daarom ook nogal gedateerd aan. In dit artikel bespreek ik daarom als alternatief een zo goed als gratis, betrouwbaar, simpel en digitaal agendasysteem.

Benodigdheden

In ieder geval heb je een pc nodig. Ik zou zelf kiezen voor een laptop omdat je die makkelijker ergens mee naar toe kunt nemen, maar een desktop volstaat in principe ook.

Daarnaast heb je een smartphone nodig met een camerafunctie. Volgens mij hebben bijna alle smartphones ook een camera, maar daar durf ik niet om te wedden. Je gebruikt de smartphone vooral om je agenda bij te houden, dus het is verstandig om te kijken of hij dit ook kan. Specifiek voor dit systeem is het handig om te onderzoeken of hij met google agenda kan werken.

Als je het goedkoop wilt houden koop je een oude iphone en een google pc (samen 500,-), als het wat mag kosten ga je voor een macbook air en het nieuwste model iphone (samen rond de 2000,-). Als je een apple hater bent hoef je je geen zorgen te maken, de software waar we gebruik van maken werkt bijna op elk systeem.

(Ik wilde overigens bijna schrijven dat het agendasysteem helemaal gratis is, maar dat is het uiteraard niet als je geen laptop of smartphone hebt. De software die we gebruiken is echter wel gratis.)

Eventueel zou je ook een scanner kunnen kopen. Ik maak daar wel gebruik van omdat niet alle documenten er even mooi uitzien als je ze fotografeert met je smartphone. Op marktplaats koop je voor twee tientjes een scanner en nieuw heb je ze voor zestig euro.

Uitwerking en software

In je agendasysteem heb je een aantal dingen nodig. Een inbox, een agenda, een archief en een to-do lijst. Belangrijk is daarbij dat het makkelijk te gebruiken is en dat je het altijd bij de hand hebt.

Inbox: met een inbox bedoelen we niet je emailbox, maar meer in het algemeen een plek waarin je alle dingen bewaart waar je iets mee moet of wilt doen. Deze inbox bepaalt een belangrijk deel van de methode van David Allen en daarom staat deze ook op de voorkant van zijn boek. De inbox is een verzamelplaats van dingen waar je iets mee moet, maar waar je nu nog geen tijd voor hebt.

Mijn inbox is de bovenkant van mijn scanner. Als de stapel daarop te groot wordt, scan ik alles in en verwerk ik het in het archief. Je kunt er ook voor kiezen om een bakje te nemen zoals Allen dat heeft.

Archief: Als archief gebruik ik dropbox, en dat is meteen het grootste verschil met Allen. Hij raadt aan om mapjes aan te leggen en een echt archiefkast te kopen. Door alles in te scannen of te fotograferen kun je echter bijna alles digitaal krijgen. Voor wie dropbox niet kent, het is een map op je pc die zich gedraagt als een reguliere map maar gesynchroniseerd wordt met de servers op dropbox. Zodra je iets opslaat binnen de dropbox map, wordt dit dus automatisch geüpload naar de site. Zo weet je zeker dat je archief bereikbaar blijft als je pc gestolen wordt of crasht. Dropbox heeft een app, zodat je ook vanaf je smartphone bij de bestanden uit je archief kunt.

Voor de weinige dingen die ik fysiek moet bewaren heb ik een la in mijn bureau. Het stapeltje dat daar in ligt is zo klein, dat ik het niet eens hoef te ordenen.

Agenda: ik gebruik google agenda. Als je een gmail-account aanmaakt, krijg je direct ook toegang tot de kalenderfunctie. Ongeacht wat je verder met dat account doet. De volgende stap is het synchroniseren van je agenda met je telefoon. Voor de Ipone staat hier een eenvoudige uitleg. Nu heb je altijd beschikking tot je agenda vanaf je telefoon en vanaf elke pc met internettoegang. Ook als je geen toegang tot internet op je telefoon hebt, kun je wel afspraken maken in de agenda op je telefoon, deze worden dan later gesynchroniseert zodat ze ook verschijnen als je de agenda via je pc bekijkt.

To Do lijst: op je to-do lijst komen dingen te staan die je niet wilt vergeten. In mijn geval beloof ik een coachee bijvoorbeeld om mijn boek toe te sturen. Opdat ik dat niet vergeet, gebruik ik remember the milk. Een eenvoudige to-do lijst met reminders van wat nog moet gebeuren die op de meeste systemen werkt.

Op je smartphone kun remember the milk downloaden als app. Voor wie zijn mail verstuurd met gmail is er een browserextensie binnen chrome die remember the milk binnen de layout van gmail zet (na de installatie tover je de lijst tevoorschijn door je muis naar de rechterkant van je beeldscherm te bewegen). Zo heb je mail en je to-do lijst naast elkaar beschikbaar.

Tot slot: aan het werk

Met bovenstaand systeem heb je een redelijk foolproof systeem om alle dingen waar je iets mee moet doen in te vangen:

• Als je een afspraak met iemand maakt (woensdag om 15:00 skypen) kun je dit in je agenda zetten.
• Sta je in de supermarkt en bedenk je dat je nog iemand moet bellen? Zet het in remember the milk.
• Krijg je in diezelfde supermarkt een geniale inval. Stuur simpelweg een mail aan jezelf.
• Krijg je post over je pensioen? Scan de interessante pagina’s in en sla deze op binnen dropbox.

Onze ervaring is dat het plannen en verwerken van binnenkomende dingen die je moet of wilt doen met het bovenstaande systeem redelijk geregeld is. Wil je meer weten over de gedachte achter het hebben van een systeem of wil je meer informatie over de invulling, koop dan vooral Getting Things Done. Of neem contact met ons voor zelfdiscipline coaching. Daarin begeleiden we je bij het implementeren van een goed agendasysteem.

“Computers are taking over our lives. And while I’m as pro-technology as the next guy (more so in many cases), I also think that we need to consider the consequences of this new lifestyle”

Deze woorden komen uit het (gratis) e-book ‘Focus – a simplicity manifesto in the age of distraction’ van Leo Babauta. Een e-book dat bespreekt hoe je meer focus kunt krijgen. Wijze woorden, zo blijkt uit recent onderzoek van onder andere Sara Thomée dat is uitgevoerd aan de universiteit van Gothenburg. Veelvuldig gebruik van informatie communicatie technologie (whatsapp, email, social media etc.) blijkt namelijk te kunnen leiden tot stress, slaapproblemen en zelfs depressie. Belangrijkste reden? Een overdosis aan informatie en prikkels.

In zijn boek “Macht der gewoonte” geeft Charles Duhigg ons een interessant kijkje in de macht die gewoonten over ons hebben (de titel is wat dat betreft uitstekend gekozen). Het boek geeft een wetenschappelijk onderbouwde kijk op de manier waarop gewoonten ons controleren en de manier waarop we gewoonten kunnen gebruiken om ons te controleren. In dit artikel gaat het over het afleren van slechte gewoonten.

“Wat is de zin van het leven?” Het is een vraag die al jaren model staat voor het soort zweverige filosofie waar we in de praktijk weinig mee opschieten. Toch komt in hedendaags onderzoek steeds weer naar voren dat zingeving enorme voordelen heeft. Onder andere voor je productiviteit. In dit artikel gaat het over die praktische kant van zingeving. Hoe kun je zin in je leven vinden en wat heeft dat voor effect op je prestaties?

Het effect van zingeving

Het zal je niet verrassen dat je gemotiveerder bent als je het idee hebt dat je dagelijkse handelingen de moeite waard zijn. Je zult gedrevener zijn wanneer je je werk waardevol vindt en belangrijk voor jezelf of voor je omgeving.

Kortgeleden belande ik (wederom) in een discussie over the Law Of Attraction en het leek me aardig om mijn gedachten hierover eens om te zetten in een artikel. Zodat ik voortaan hier naar kan verwijzen als het weer eens boven komt.

Wat is de Law of Attraction
De Law of Attraction stelt dat als je ergens aan denkt, je dat ook zult krijgen. Nu is dat op zich niet een heel opzienbarende stelling. Er zijn allerlei psychologische processen die maken dat iets waar je veel aan denkt vaker zal gebeuren dan iets waar je nauwelijks aan denkt (daarover meer onder het kopje: waarom de Law of Attraction wel werkt). Echter, de Law of Attraction gaat verder. Ze stelt dat je door ergens aan te denken de werkelijkheid beïnvloed. Het mechanisme hierachter wordt vaak beschreven in termen van de kwantummechanica. Iets met trillingen die de werkelijkheid vormgeven enzovoort.

In deze periode is op RTL 4 het fascinerende programma “Obese” te zien, gepresenteerd door Wendy van Dijk. Het gaat hierin over mensen die morbide obesitas hebben. Oftewel: dodelijk overgewicht. Elke aflevering wordt er iemand een jaar lang gevolgd bij zijn of haar poging om af te vallen. De vraag die onwillekeurig opkomt bij het zien van dit programma is: hoe hebben deze mensen het zo ver kunnen laten komen? Wat leidt er toe dat iemand zich zo te buiten gaat?

Verslaving of gebrek aan zelfdiscipline?

De persoon uit het eerste programma is Danny. Hij weegt 270 kilo(zie foto). Door zijn overgewicht is hij zijn vrouw verloren, kan hij niet meer goed autorijden en zijn allerlei openbare gelegenheden voor hem onbereikbaar geworden. Hij is zo dik dat hij zelfs zijn teennagels nauwelijks meer zelfstandig kan knippen. Waarom heeft Danny geen actie ondernomen toen hij 200 kilo woog? Waarom is hij niet gaan sporten en gezonder gaan eten toen hij 150 kilo woog?

Een behandelingsmethode waar ik steeds meer gebruik van ben gaan maken is de Acceptance and Commitment Therapy of ACT (je spreekt dit uit als het Engelse woord voor handelen: “ekt”). In dit artikel zal ik bespreken wat deze therapievorm inhoudt en in hoeverre ze verschilt van andere vormen van therapie.

Oefening in ACT

Het grondbeginsel van ACT is het gemakkelijkst uit te leggen aan de hand van een experiment. Sluit je ogen voor 1 minuut en bekijk aandachtig wat er in je hoofd omgaat. Als je dat doet, zul je opmerken dat het lijkt alsof er twee personen in je hoofd bestaan. De ene persoon zorgt voor een constante stroom van gedachten. Als je langer mediteert zul je zien dat deze gedachten nauwelijks te stoppen zijn en dat je er ook betrekkelijk weinig invloed op uit kan oefenen. Er is echter nog iemand. Dat is namelijk degene die kijkt naar die gedachten.

Uit talloze onderzoeken is gebleken dat het opstellen van duidelijke doelen er voor zorgt dat je gemotiveerder wordt, meer zelfdiscipline krijgt en uiteindelijk dus beter presteert. Er valt een heleboel te zeggen over verstandige manieren om je doelen te stellen. Er is echter ook een simpele methode waarmee je letterlijk en figuurljk SMART doelen kunt stellen. Het SMART-stappenplan.

Daarvoor is het allereerst belangrijk dat je vaststelt wat je wilt bereiken. Denk goed na wat voor jou de belangrijke doelen zijn en zet ze allemaal op een rij. Dit werkt het best als je er even goed voor gaat zitten. Een brainstormsessie met een aantal anderen kan ook werken. Helemaal als het doelen voor een team zijn. Uit dergelijke brainstorm sessie komen vaak doelen die ik ook wel eens “Dromen” noem. Het zijn een soort ideaalbeelden die niet zo sterk uitgewerkt zijn. Met behulp van de volgende vier stappen maak je de “Dromen” steeds concreter:

In het artikel over de krachtenbenadering geven we aan dat het goed is om aan je sterke punten te werken. Het idee is dat dit uiteindelijk leidt tot expertise op die specifieke punten. Soms denken mensen dat het werken op basis van je sterke punten simpelweg betekent dat je doet waar je goed in bent. Dat is echter niet het geval. Het gaat er veel eerder om dat je die sterke punten ontwikkeld. Naar aanleiding van een artikel van Coert Visser las ik The Cambridge Handbook of Expertise and Expert Performance waarin een hoop interessant bevindingen staan over het ontwikkelen van expertise. In dit artikel zal ik een aantal bespreken.

Om gemotiveerd te raken en te blijven is het belangrijk dat je duidelijke doelen stelt. Een doel zou bijvoorbeeld kunnen zijn: ik wil over drie maanden tien kilometer kunnen hardlopen in 1 uur. Op zich is dit een duidelijk doel dat voldoet aan de eisen van SMART-doelstelling. Het probleem met een dergelijk doel is echter dat je het gemakkelijk uit het oog verliest. Pas na drie maanden weet je of je het doel wel of niet gehaald hebt.

Waarom is feedback noodzakelijk?

Om in de tussentijd ook gemotiveerd te raken en je zelfdiscipline te behouden, is het belangrijk dat je feedback verzamelt over je vorderingen. Dat zorgt er voor dat je weet dat je training werkt. Het zorgt er ook voor dat je gemotiveerd blijft. Uit mijn eigen ervaring weet ik dat ik soms gemakkelijk mijn vooruitgang uit het oog verlies. Ik zie bijvoorbeeld vooral wat ik nog niet kan, en vergeet dan wat ik allemaal al wel kan. Door duidelijke feedback over jezelf te verzamelen, loop je minder kans om in deze valkuil te vallen.

Onderwerpen